Manual Mutu

AUDIT INTERNAL 2018 di tahun ini hari Jumat 7 September jam 13.00 – 14.30 wib Puslitbang HAKI yang diwakili oleh RASP diaudit oleh Tim LP3M terdiri atas Ir. Otik Nawansih, M.P. dan Dr. Eng. Diah Permata. Hasilnya adalah skor 488. Oleh karena itu perlu dilakukan pembenahan besar-besaran pada sektor-sektor berikut ini:

  1. Target kinerja puslit perlu dibuat secara detil dan terukur ==> perencanaan; Rencana kerja tahunan perlu didokumentasikan dan disahkan oleh pimpinan (Ketua LPPM Unila);
  2. Puslit perlu menjalin kerja sama lebih luas terutama dalam hal pemasaran HAKI dan penyandang dana kegiatan ==> pelaksanaan; Jumlah kegiatan dan laporan-nya perlu ditingkatkan, terutama kegiatan komersialisasi HAKI, institusi (LPPM Unila) perlu investasi awal;
  3. Sebagian tugas dan fungsi belum dilaksanakan seperti menangani pelanggaran (HAKI) ==> pelaksanaan; Masa lampau: Puslit tidak mengarsipkan notulen dan daftar hadir rapat koordinasi ==> pengendalian; Kapuslit sudah membuat laporan tahunan namun belum jelas strategi pengembangan dan peningkatan mutu ==> penyempurnaan.

TINGKAT KE-1. Kami mengacu ketentuan standar mutu yang diterbitkan oleh LP3M Unila di URL http://lp3m.unila.ac.id/ Unila harus membuat kebijakan dan standar mutu layanan yang biasanya tertuang dalam Visi, Misi, dan Renstra Unila yang kemudian dituangkan dalam MANUAL MUTU (quality manual). Di samping itu kami mengacu juga pada ISO 9001, misalnya urusan PTK (Permintaan Tindakan Korektif), tiap temuan kekurangan akan dilakukan perbaikan dengan cara bijak dan diumumkan via laman ini atau yang terkoneksi dengannya. Contohnya adalah Roadmap LitBang HAKI yang tertera di URL http://haki.unila.ac.id/?p=891

Ditinjau dari FGD LP3M 19 Maret 2018, uraian di atas terkait Materi IV PENYEMPURNAAN, bobot 100. Rencana perbaikan  tertuang dalam laporan point /MATERI I PERENCANAAN, meliputi: 1) Penambahan alat; 2) Perbaikan /pembuatan prosedur; 3) Perbaikan administrasi; 4) Peningkatan SDM. Untuk konteks Puslitbang HAKI, peningkatan SDM meliputi upgrading kualitas manajemen-nya, koordinasi dengan para pengelola /tim HKI Fakultas dan level di bawahnya.

Dokumen mutu kami simpan di URL http://haki.unila.ac.id/mutu/ Unila harus membuat kebijakan dan standar mutu layanan yang biasanya tertuang dalam visi, misi, dan renstra Unila, yang kemudian dituangkan dalam MANUAL MUTU (quality manual).  Komponen itu yang dipakai oleh Puslitbang HAKI bisa disimak di sini. Berikut ini standar regional: ASEAN ASPEC di URL https://www.aseanip.org/Services/ASEAN-Patent-Examination-Co-operation-ASPEC/What-is-ASPEC Selanjutnya demi memenuhi persyaratan SMM ISO 9001, untuk melaksanakan semua kebijakan itu, dibutuhkan struktur organisasi sebagai mana tertera di URL http://sentra-hki-unila.webs.com/ourteam.htm

Ditinjau dari FGD LP3M 19 Maret 2018, uraian di atas terkait Materi I PERENCANAAN, bobot 300 Nomor 2 yaitu Kelengkapan dokumen perencanaan tahunan berupa TOR, RKA KL, Rencana Kegiatan, Anggaran Tahunan Puslitbang, Laporan Kinerja, yang mencakup Evaluasi Program dan Penyempurnaan Program. Insya Allah, semua akan dimuat di folder mutu itu.

TINGKAT KE-2, penjabaran kebijakan mutu ke dalam SOP adalah prosedur standar yang mendefinisikan bagai mana eksekusi berbagai tanggung jawab dari unit terkait (termasuk LPPM) yang relevan dengan mutu layanan. Agar SOP dapat dilaksanakan, perlu dibuat jabaran SOP secara teknis yang tertuang dalam INSTRUKSI KERJA (TINGKAT KE-3). Insya Allah, akan dimulai dengan SOP Kerja Sama melalui Sistem HKI Fakultas dalam rangka mendekatkan diri ke pelanggan utama institusi ini yaitu para dosen terhimpun di fakultas. Telah ditetapkan persyaratan pelanggan di URL http://haki.unila.ac.id/?page_id=441

Ditinjau dari FGD LP3M 19 Maret 2018, uraian di atas terkait Materi II PELAKSANAAN, bobot 500, Nomor 8 yaitu Pengelolaan PUSAT (Litbang) mencakup planning, organizing, staffing, leading, dan controlling telah berjalan sesuai SOP di mana SOP Pertama ada di folder mutu. Nantinya SOP Kedua dan bukti pengelolaannya dan seterusnya sampai SOP Terakhir dibuat mengacu pada file document Cetak Biru SOP HAKI di folder yang sama.

TINGKAT KE-4, dapat meliputi formulir-formulir yang diperlukan dan dokumen-dokumen pendukung terkait dan atau records yang berfungsi sebagai bukti bahwa langkah-langkah inti dari mutu layanan telah terpenuhi (Santoso, 2010). Insya Allah, konsep formulir itu bisa difinalisasi setelah FGD Komunitas HAKI Lampung, senin 26 Oktober 2015 yang menghasilkan kesepakatan kerja sama antar para pihak yang terlibat. Mutu layanan terkait dengan produk /jasa yang ditawarkan sebagai mana tertera di URL http://sentra-hki-unila.webs.com/productpage.htm

TINGKAT KE-5 adalah penggunaan Key Performance Indicators dalam fokus Executive Insight pada Sistem HKI Fakultas dan Sistem HAKI Universitas menyesuaikan diri dengan Kebijakan Kekayaan Intelektual yang ditentukan oleh Rektor Universitas Lampung. Keduanya adalah proses bisnis organisasi (unit kerja) yang diprioritaskan.

Akan ditentukan kriteria dan metode supaya proses-proses berjalan efektif seperti standar layanan minimal, terutama disesuaikan dengan Undang-undang Paten 2016. bahan-sosialisasi-kebijakan-risbang_uu-tentang-paten-2016 Penyediaan sumber daya dan informasi yang mendukung pengoperasian dan pemantauan proses-proses HAKI LPPM amat dibutuhkan dan diterima dari berbagai sumber sepanjang tidak melanggar hukum dengan siklus PDCA untuk setiap proses kegiatan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *